전표의 작성

실제 전통적인 수작업의 경리부에서는 지금까지 배운 분개를 어떻게 기록할까요?
바로 ‘전표’ 라는 문방구에서 파는 용지에 기록을 합니다.

‘전표’는 입금전표, 출금전표, 대체전표 라는 3종류로 나뉘어 있는데 입금/출금전표는 ‘현금’이 거래에 오갔을 때 사용하고, 나머지 모든 거래는 ‘대체전표’에 기록합니다.
즉, 거래가 발생할 때마다 거래의 종류에 따라 각각의 전표에 잊지 않도록 기록해 두는 것입니다.

참고! 실제 아래의 전표샘플은 이전 수작업 시대에 많이 사용하던 것으로, 최근에는 대부분 컴퓨터를 사용하기 때문에 별로 사용되지 않으며, 회계처리를 위한 경리업무의 이해를 위하여 설명합니다.


위의 연습거래를 전표별로 나누자면...

■ 입 금 전 표 : 차변에 현금 계정이 있는 전표.

※ 입금전표는 통상 양식이 빨간색으로 되어 있으며, 차변계정인 ‘현금’은 표시하지 않고, 대변 계정과 금액만 기입합니다.
(입금전표란 결국 차변이 모두 현금인 것들이니까요)

■ 출 금 전 표 : 대변에 현금 계정이 있는 전표

※ 출금전표는 통상 양식이 청색으로 되어 있으며, 대변계정인 ‘현금’은 표시하지 않고, 차변 계정과 금액만 기입합니다.
(출금전표란 결국 대변이 모두 현금인 것들이니까요)

■ 대 체 전 표 : 입금전표와 출금전표를 제외한 나머지 모든 전표

※ 대체전표는 보통 검은색이며 차변/대변 어느 쪽에도 현금계정이 없는 모든 거래를 이곳에 기록합니다.

수작업에서의 전표정리

컴퓨터를 사용하기 이전 전통적인 경리부에서 하루의 일과는 다음과 같았습니다.
수작업의 단계를 이해하고 컴퓨터에서는 이 과정이 어떻게 처리되는지 비교해 보면 훨씬 경리업무의 이해가 쉬울 것입니다.

• 모든 전표의 뒷장에 각각의 거래에 해당되는 증빙자료(영수증, 거래명세표, 입금표)를 풀로 붙이고 금액이 맞는지 검토합니다.
• 모든 전표의 거래를 ‘분개장’라는 장부에 기록하여 차변과 대변의 합이 일치하는지 검토하고, 계정별로 합산을 하여 ‘일계표’에 기록합니다.
• [입금전표], [출금전표]의 내용은 현금출납부에 그대로 기록하고, 잔액을 계산합니다.
• 계정별원장 또는 총계정원장(현금을 제외한 계정별로 거래와 금액을 기록하는 장부)에 각각의 계정들의 내용(적요,금액)을 다시 입력하고, 잔액을 계산합니다.
• 다시 주단위 또는 월단위로 ‘일계표’의 내용을 더하여 ‘주계표’ 또는 ‘월계표’를 작성합니다.
• 년말 세무신고 때가 오면 그동안 작성했던 월계표를 바탕으로 결산을 해서 재무제표를 만듭니다.

계정별원장이나 월계표 등을 작성하는 이유는 년말에 한꺼번에 일년치의 전표를 모아서 합계잔액시산표와 같은 결산자료를 만들려면 너무 힘들기 때문에 월단위로 미리 작업을 하는 것입니다.
그러나 컴퓨터를 이용할 때는 모든 계산이 순식간에 이루어 지므로 위 골치아픈 과정이 필요없습니다.



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