■ 도움말 요점

• 전표추가 기본핫키 :  Insert
• 입출금전표 추가 핫키 :  F2
• 대체전표 추가 핫키 :  F3
• 매입매출전표 추가 핫키 :  F4
• 품목거래전표 추가 핫키 :  F5
• 메모 추가 핫키 :  F6

■ 전표의 종류

'알찬회계' 역시 여느 프로그램과 같이 3가지 전표 입력화면을 가지고 있습니다.
입출금전표, 매입매출전료, 대체전표 입니다.
모든 거래기록은 이 전표를 통해 데이터베이스에 저장 됩니다.

회계원리만 보자면 사실 전표는 '대체전표' 하나 만 있으면 모든 거래를 기록할 수 있습니다.
그런데 대체전표는 회계원리를 모르는 분들은 사용하기 힘듭니다. 거래내용을 차변/대변 형식으로 적어야 하기 때문이죠. 그래서 생긴 것이 입출금, 매입매출 전표입니다.
즉 우리는 이해하기 쉬운 입출금, 매입매출 전표 화면을 통해 입력을 하지만 데이터에 저장될 때는 차변/대변이라는 회계원칙에 따라 기록되게 됩니다.
이것은 '알찬회계' 뿐만 아니라 거의 대부분 회계프로그램도 마찬가지입니다.

'알찬회계'에서 전표를 호출하는 핫키는 메인화면에서 키보드 숫자패드의 [+] 키입니다.
여기서 사용하려는 전표를 선택하면 됩니다.


그런데 하루에도 수십번씩 알찬회계를 사용하다 보면 이렇게 메뉴를 통해 전표를 선택하는 것도 귀찮을 수 있습니다.
그래서 각각의 전표에도 핫키가 있습니다. 메인화면에서 F2 F3 F4 F5 를 누르면 바로 해당 전표를 호출합니다.
회계 입문자라면 어떤 전표를 써야 할지 처음에 좀 헷갈릴 수 있습니다.
몇 번 사용하다 보면 저절로 어떤 전표를 사용해야 할지 알게 되지만 일단 다음과 같은 순서로 생각하세요.

1. 상품의 판매,구매 또는 서비스가 발생했고 거래처가 있다 → 매입매출 전표

거래의 대상(거래처)이 있으면 '매입매출 전표' 부터 고려해 보십시오.
상품을 판매하거나 구매할 때, 서비스를 제공하거나 받는 거래는 모두 매입매출 전표에 기록합니다.
도소매업이면 판매할 상품을 거래처에서 사오는 것은 매입이고, 고객에게 판매하는 것이 매출입니다.
음식점이면 재료를 사오는 것은 매입이고, 손님에게 판매하는 것은 매출입니다.
미용실이면 미용재료 사는 것은 매입이고, 손님에게 파마해 주는 것은 매출입니다.
변호사, 세무사 같이 지식이나 서비스를 고객에게 제공하는 것은 매출, 이들에게 소송,신고를 의뢰하는 것은 매입입니다.
그리고 식대, 접대비, 전기료, 임대료..등의 비용 지출도 거래 상대가 있으니 매입전표에 기록합니다.
거래처와 부가세를 꼭 적을 필요가 없는 단순 비용은 입출금전표에 기록해도 되지만 매입매출 전표에 기록하는 것을 추천합니다.

2. 상품이나 서비스는 발생하지 않고 돈 만 움직인다 → 입출금 전표

주로 은행 입출금, 카드대금 납부, 거래처 외상대의 결제등에는 [입출금전표]를 사용합니다. 은행에서 현금 입금출금은 거래처가 없으니 입출금전표에 기록합니다.(돈의 위치만 은행에서 현금으로 바뀌었을 뿐 돈이 외부로 나가거나 들어온게 아니니까요.)
거래처에 외상대를 수금,지불을 할 때는 보통 입출금 전표에 기록합니다.
상품이나 서비스는 이미 이전의 거래에서 매입매출로 기록하면서 외상으로 처리했고, 결제시에는 돈만 움직이기 때문입니다. (매입매출 전표에 기록할 수도 있지만 실무에서 입출금으로 기록하는게 쉽고 관리도 쉬워서 외상대는 대부분 입출금 전표를 사용합니다.)
또 식대, 버스비, 문구비 같이 금액이 작고 궂이 거래처원장 까지 만들고 싶지 않은 비용은 입출금 전표로 기록해도 좋습니다.

3. (1)(2)번 어느 쪽도 아니다 → 대체전표

거래처도 없고 돈도 움직이지 않는 경우도 있습니다.
예를들어 부가세 정산, 감가상각비 계산 같은 것들입니다. 이런 것은 결산관리를 위한 것으로 입출금,매입매출 활동이 아닙니다.
또 제조업인 경우 제조를 하게 되면 원재료를 줄고 제품은 늘어나게 됩니다.
이 경우도 돈이나 거래처와는 관계없습니다. 재고의 형태만 원재료에서제품으로 바뀔 뿐이죠.
이런 경우 재고관리를 위해 대체전표를 사용하기도 합니다.
일상적인 경리업무에서 대체전표를 사용할 일은 별로 없습니다.
특히 세무사에게 기장의뢰를 하고 있는 회사는 거의 없다고 봐야겠죠.
그러나 세무사 사무실에서 일하는 직원처럼 회계에 능숙한 분은 입출금/매입매출 전표를 아예 안쓰고 모든 기록을 몽땅 대체전표로만 입력하는 분들도 있습니다. 대체전표는 만능전표이기 때문입니다.

4. 마지막으로 '알찬회계'에는 위 3가지 기본 전표 외에 [품목거래 전표]라는 별도의 전표가 있습니다.

(이 품목거래 전표는 필요없는 회사도 많기 때문에 메뉴에는 안보이고 [F5] 핫키로만 작동합니다.)
'품목거래' 전표는 매입매출 전표와 같은 역할을 하지만 어떤 상품이 몇개나 들어왔고, 판매되었는지 까지 상세한 기록이 필요할 때 사용합니다.
주로 도소매, 유통업에서 사용하는 전표입니다.
서비스업에서는 사용할 필요가 없지만 음식점 같은 경우, 메뉴별로 어떤 메뉴가 얼마나 팔렸나... 같은 관리가 필요한 회사는 이 품목거래를 응용해 사용하기도 합니다.

■ 관련 도움말 링크

▷▷ 입출금 전표
▷▷ 대체 전표
▷▷ 매입매출 전표
▷▷ 품목거래 전표