'경과계정'은 계정과목의 이름이 아닙니다.
'경과계정'이란 해당 계정을 직접 사용하지 않고, 다른 계정을 거쳐서('경과'하여..) 사용한다는 뜻으로 주로 외상매출과 현금매출을 혼동 없이 관리하기 위해 사용되는 일종의 요령입니다.

예를 들어 우리회사와 거래하는 거래처들은 현금매출이 반 정도 되고, 외상매출이 반 정도 된다고 합시다.
그리고 현금매출은 현금으로 받을 경우도 있지만, 은행통장으로 입금되는 경우도 많습니다.
또 외상대 역시 통장으로 입금되는 경우도 있고 신용카드로 받는 경우도 있을 것입니다.
이렇게 물건의 판매할 때 결제방법이 현금, 카드, 외상이 섞여 있으면 세심한 주의를 하지 않으면 외상인 것을 현금매출로 기록하는 실수를 하기 쉽습니다.
외상매입과 현금매입의 경우도 마찬가지 입니다.

경리 담당자는 현금이나 은행통장을 조회하고 전표를 입력할 때, 현금매출로 적어야 할지, 지난번 외상매출에 대한 결제대금인지 헷갈릴 수 있습니다.
두가지 경우는 돈이 입금된 것은 같지만 분개는 완전히 다르기 때문입니다.
특히 영업부와 경리부 처럼 판매와 자금 부서가 나누어진 경우에는 경리담당자는 헷갈리기 더 쉽습니다.

바로 이럴 때 '경과계정'을 사용하면 전표기록이 아주 정확해 지고, 거래처의 미수미지급금 계산도 정확해 집니다.
즉, 경리담당자는 모든 거래를 입력할 때 현금매출, 카드매출이 발생해도 항상 '외상매출'로 기록하고, 입금된 금액에 대해서 그 외상매출을 갚은 것으로 기록하는 것입니다.
상품을 판매하면서 현금을 받았어도 외상매출이라는 '경과계정'을 거쳐서 입금을 받은 것으로 처리하는 것입니다.

예를들어 상품 1,000원을 판매하고 현금을 받았다면 원래 분개는 다음과 같습니다.
(실제로는 매입매출전표와 입출금전표를 주로 사용하겠지만 여기서는 설명을 위해 분개내역만 설명합니다)
이것을 '외상매출'이라는 경과계정을 경유하여 두 개의 전표로 기록하는 것입니다.
먼저 매출이 발생하였을 때 현금매출이어도 아래와 같이 외상매출로 기록합니다.
그리고 아래와 같이 외상대를 받은 것으로 전표를 한 번 더 기록합니다.
이렇게 2번을 기록하면 결과적으로 '외상매출'은 한번은 차변, 다음은 대변에 와서 상계되어 없어지고 결과적으로 2개의 거래를 합치면 아래와 같이 현금을 받은 것과 마찬가지 분개가 됩니다.
보통 회사에서는 업무시간에 발생하는 매출거래만 외상매출로 기록해 두고, 저녁에 마감을 하면서 현금이나 통장에서 입출금 내역을 보면서 거래처와 관련된 금액은 입출금전표로 외상매출,외상매입으로 기록하는 방식을 많이 사용합니다.

현금매출, 외상매출 때문에 거래처잔액이 틀려서 찾느라 고생한 적이 있다면 모든 거래처원장의 결제방법은 '외상매출'로 지정해 두십시요.
그리고 저녁에 정산을 하면서 수중의 현금만 합산해서 입금받은 것으로 한 번만 기록해 주면 됩니다.
이렇게 하면 현금매출,외상매출 헷갈릴 리가 없겠죠?

이러한 '경과계정'을 이용한 기록방법은 조직이 큰 기업에서 많이 사용합니다.
부서가 많은 큰 기업들은 거의 대부분 위와 같은 방법으로 기록하며, 실무상 그렇게 하지 않을 수가 없습니다.
또 세무사사무실에 기장의뢰를 하면 세무사는 여러분의 회계내역을 기록할 때는 100% 경과계정을 사용해서 정확도를 높입니다.
만일 세무사사가 현금매출, 외상매출을 구분해서 기록하려면 통장에 찍힌 거래내역 마다 전화해서 "이거 현금매출이예요? 외상대 받은거예요?" 라고 물어야 할것입니다.

간혹 현금매출인 것을 외상매출로 기록해도 되냐는 질문을 받는데, 전문가들은 정확성을 위해 경과계정을 사용한다는 점을 알려 드리고 싶습니다.
(또 굳이 따지자면 현금 판매 역시 상품을 주고 돈을 받을때 까지의 5초 간은 외상인 상태라고 생각하면 될까요?...ㅎ)